Tämä on henkilötietolain (523/1999) pykäliin 10 ja 24 perustuva tietosuojaseloste.
REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Suomen Keskusvaraamo Oy
Matkailutie 312
85100 Kalajoki
08-4694 449
keskusvaraamo@kalajoki.fi
YHTEYSHENKILÖ
Paula Palola
Toimitusjohtaja
08-466 618
paula.palola@kalajokikeskusvaraamo.fi
REKISTERIN NIMI
Suomen Keskusvaraamo Oy:n asiakastietorekisteri
TIETOJEN KERÄÄMINEN JA SUOJAAMINEN
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisterinpitäjän ylläpitämien nettisivujen, onlinekaupan sekä puhelin- ja sähköpostimyynnin kautta kontaktoituihin käyttäjiin kohdistuen tapahtuvan informaation jakamisen, tuotteiden ja palveluiden tarjoamisen ja toimittamisen, tutkimusten ja kampanjoiden sekä kilpailujen järjestämisen sekä mainostamisen ja markkinoinnin toteuttaminen asianmukaisesti. Maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely. Asiakkaan maksutapatiedot, tarvittaessa maksukorttitiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot.
Toisin sanoen rekisterin henkilötietoja käytetään:
- Asiakassuhteen perustaminen ja hoito.
- Tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu sekä tarjonnan kohdistaminen.
- Kommunikointi asiakkaan kanssa. Esimerkiksi laskulomakkeen kieli ja tilisiirtolomake, varausvahvistus sähköpostitse sekä asiakkaan mahdolliset lisäkysymykset halutulla kommunikointivälineellä.
- Kilpailuun tai muuhun kampanjaan osallistuvan henkilön asianmukainen tunnistaminen.
- Asiakkaan maksutapatiedot, tarvittaessa maksukorttitiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot.
- Mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot.
- Suoramainonta, etämyynti ja muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset lain sallimin tavoin ja laajuudessa, jos rekisteröity on siihen erikseen antanut luvan.
- Tavoitteena on toimia asiakaslähtöisesti ja huomioida myös asiakkaan erilaiset ostokanavaan liittyvät tottumukset.
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle
Tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1. kappale: b, c ja f
Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen
Suomen laki 2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta” joka velvoittaa matkustajatietojen säilyttämiseen
Henkilöllä/rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa, veloituksetta, kieltää henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältämä käyttäjäkohtainen tietosisältö vaihtelee sen mukaan, millaista käyttäjän toimesta tapahtuva käyttö on. Tässä kappaleessa on eriteltynä ostavan asiakkaan näkökulmasta rekisteriin tallennettavat tiedot.
Palvelun oston (varauksen teon) yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot:
Etu- ja sukunimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköposti
Maa
Puhuttu kieli
Asiakasnumero
Online-palvelussa: käyttäjätunnus ja salasana
Joissakin tapauksissa yhteistyö saattaa edellyttää yrityksen nimen ja Y-tunnuksen tallentamista.
Lisäksi asiakkaasta saatetaan tallentaa profiloivia lisätietoja, joiden avulla voidaan kohdentaa suoramarkkinointia ja parantaa asiakaspalvelua.
Profiloivia lisätietoja ovat:
Yksityinen / yritys / yhdistys
Lomailukausi: talvi / kevät / kesä / syksy
Tietoja kerätään käyttäjiltä itseltään palveluun rekisteröityessä, sitä käyttäessä tai osallistuessa muulla tavoin www-sivulla toteutettuun toimintoon. Käyttäjältä itseltään kerätään tietoa myös puhelin-, sähköposti- tai tiskiltä myyntitilanteessa. Tämän lisäksi tietoja voidaan kerätä asiakaspalautelomakkeelta.
Käyttäjien käynneistä nettisivustolla ja onlinekaupassa kerätään automaattisesti tietoa. Näitä käyttäjää yksilöiviä tietoja ovat IP-osoite, laitetyyppi, nettiselain, käyttöjärjestelmä, kieliasetukset, ajankohta (pvm + klo), näytetyt sivut sekä tietoa klikkauksista. Analytiikka-ohjelman keräämiä tietoja käytetään onlinepalveluiden ja asiakaspalvelun kehittämiseen. Nettisivustolla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Pyydettäessä matkustajailmoitukset tietoineen luovutetaan lain määräämille viranomaisille.
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksessa noudatettavat periaatteet
Rekisterin käyttö on ohjeistettu, rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt henkilöt työtehtäviinsä liittyen, tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka sisältävät palvelimet suojataan palomuureilla, salasanoilla ja muilla ajantasaisilla teknisillä keinoilla, tiedot sisältävät palvelimet sijaitsevat tiloissa, jotka ovat lukittuja ja joissa on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta. Mahdollisten ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja edellä tässä kohdassa määritellyn mukaiset vaatimukset täyttävää suojaamista.
Rekisterinpitäjä ei vastaa tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat keräävät ja säilyttävät, esimerkiksi varaussivustot netissä. Rekisterinpitäjä vastaa vain Suomen Keskusvaraamo Oy:lle toimitetusta tiedosta.
Tarkastus-, tiedon oikaisu- ja “unohdetuksi tulemisen” oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja/tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa “oikeus tulla unohdetuksi”.
Poikkeuksena Suomen Keskusvaraamo Oy:tä sitovat velvoitteet, esimerkiksi kirjanpitolaki ja matkustajailmoitusten säilytys. Yllä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Laki majoitus- ja ravitsemustoiminnasta (2006/308) 6 § matkustajailmoitus ja matkustajatiedot: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2006/20060308#a308-2006
Neuvonta, valvonta ja lisätiedot tietosuoja-asioissa
Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietolain mukaisena tietosuojaviranomaisena henkilötietojen käsittelyä ja valvontaa koskevaa ohjausta sekä neuvontaa sekä valvoo henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojavaltuutettu myös ratkaisee eräät laissa tarkemmin määrätyt henkilötietojen tarkastusoikeuden toteuttamista ja tietojen korjaamista koskevat asiat. Lisätietoa tietosuojaviranomaisista löytyy esimerkiksi osoitteesta http://tietosuoja.fi/